स्वचालित व्यापार

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स्वचालित व्यापार

कई संगठनों और कंपनियों को परिचालन लागत को कम करने और उत्पादकता में सुधार के लक्ष्य के साथ, अपने आंतरिक व्यापार प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता महसूस होती है।

आपके संगठन में व्यवसाय प्रक्रियाओं को स्वचालित करना अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद हो सकता है क्योंकि वे आपकी दक्षता को दोगुना करते हुए नौकरी के कार्यों की लागत स्वचालित व्यापार को 30% तक कम कर सकते हैं।

फेसबुक मैसेंजर, वीचैट, स्लैक या वेब-आधारित चैट जैसे मैसेजिंग इंटरफेस का उपयोग करके चैटबॉट इसके लिए एक आदर्श उपकरण हैं।

वे यह समझने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करते हैं कि उनके उपयोगकर्ता ने क्या कहा है और प्रतिक्रिया करने के तरीके के बारे में निर्णय लेने के लिए एक अंतर्निहित तर्क स्वचालित व्यापार मॉडल का उपयोग करें।

इसके अलावा, आधुनिक चैटबोट्स में तीसरे पक्ष के सिस्टम के साथ बातचीत करने की क्षमता होती है ताकि वे जानकारी प्राप्त कर सकें कि उन्हें प्रतिक्रिया के लिए आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए भी।

आप जिन प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं, उनकी पहचान कैसे करें

स्वचालित करने के लिए सबसे अच्छी प्रक्रिया का चयन करने के लिए आपको सबसे पहली चीज मनुष्य और मशीनों के बीच के अंतर को समझना होगा।

जब अनिश्चितता और नए से निपटने की बात आती है तो मनुष्य बेहतर होता है, क्योंकि मशीनें अभी तक इसे संभाल नहीं सकती हैं और अक्सर अप्रत्याशित परिवर्तनों से नहीं निपट सकती हैं। कंप्यूटर इन शर्तों के तहत मनुष्यों को पूरी तरह से बदल नहीं सकते हैं।

नियमित कार्यों की पुनरावृत्ति एकाग्रता को प्रभावित स्वचालित व्यापार करती है, जिससे गलतियां हो सकती हैं। दूसरी ओर, कंप्यूटर इस क्षेत्र में उत्कृष्ट हैं। इसके अतिरिक्त, कंप्यूटर द्वारा किए गए कार्यों को बड़े पैमाने पर बढ़ाया जा सकता है, जो मानव श्रमिकों के साथ आसानी से पूरा नहीं होता है।

ये अंतर स्वचालन के लिए सही प्रक्रिया का चयन करते समय विचार करने के लिए कारकों को परिभाषित करते हैं।

आम समस्याएं एक चैटबॉट को ठीक कर सकती हैं

एक चैट एप्लिकेशन एक एकीकृत चैटबॉट के माध्यम से कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को हल करने के लिए एक प्रभावी संचार चैनल प्रदान कर सकता है। आइए कुछ क्षेत्रों पर एक नज़र डालें:

बढ़ी हुई लीड जनरेशन और कन्वर्सेशन : मार्केटिंग अभियान, लीड जनरेशन और कन्वर्सेशन, को कस्टमाइज़ करके विशिष्ट ग्राहकों तक पहुंचाया जा सकता है।

ग्राहक सेवा : चैटबॉट आपकी ग्राहक पूछताछ को हल करने के लिए एक त्वरित इंटरफ़ेस प्रदान करते हैं। जैसा कि चैटबॉट ग्राहक की बातचीत से सीखना जारी रखता है, यह धीरे-धीरे अधिक जटिल प्रश्नों से निपटना शुरू कर सकता है।

भुगतान सेवाएं : चैट-आधारित इंटरफ़ेस का उपयोग करने वाली भुगतान सेवाएं वास्तव में सहज ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, चीन में वीचैट ग्राहक कुछ सत्यापित व्यवसायों और रेस्तरां से चैट ऐप के भीतर से भुगतान कर सकते हैं।

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क्या यह इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के लायक है?

अब समाधान के निर्माण में लगने वाले प्रयास पर विचार करने का समय आ गया है और यह तय करना होगा कि क्या यह उचित है. इसमें प्रक्रिया को स्वचालित करने की लागत की तुलना व्यवसाय मूल्य के करना शामिल है. व्यवसाय मान वह लाभ है जो व्यवसाय परियोजना से प्राप्त करता है.

यह पता लगाने के लिए कि क्या यह प्रक्रिया को स्वचालित करने के लायक है, आपको सबसे पहले समस्या को हल नहीं करने की लागत को समझना चाहिए.

Microsoft Power Platform समाधान से प्राप्त व्यवसाय मूल्य को परिभाषित करने के एक भाग के रूप में, आपको वर्तमान तरीके से समस्या को हल करने के लिए अपने संगठन की लागत क्या है, इसकी बेहतर समझ प्राप्त करनी चाहिए. दूसरे शब्दों में, कुछ भी नहीं करने की लागत को मापें.

वर्तमान लागत की गणना करने के लिए, वर्तमान प्रक्रिया को करने में लगने वाले समय की पहचान करें और प्रदर्शन करने वाले लोगों की लागत से गुणा करें. आप एक बार शुरू से अंत तक प्रक्रिया को चलाने की लागत का निर्धारण करके वार्षिक लागत को माप सकते हैं, फिर आप वर्ष में प्रक्रिया को जितनी बार करेंगे, उससे गुणा कर दीजिए. किसी भी अन्य लागत जैसे कि सॉफ़्टवेयर लाइसेंस, पेपर, डाक, और इसके बाद में जोड़ें.

उदाहरण: वर्तमान व्यय प्रक्रिया की लागत

पहली बात जो हमें समझने की जरूरत है, वह यह है कि संगठन को व्यय रिपोर्ट प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से जारी रखने के लिए लागत क्या है? जब हमने अपने सहकर्मियों से बात की, तो हमने यह पाया:

हमने पाया कि उन्हें हर हफ्ते लगभग एक घंटे का समय लगता है, ताकि वे अपनी सभी रसीदें खोज सकें और मैन्युअल खर्च की रिपोर्ट भर सकें. अभय ने संकेत दिया कि प्रति सप्ताह लगभग 140 व्यय रिपोर्टें हैं. हमने यह भी सीखा कि प्रत्येक टीम के सदस्य की पूरी तरह से भरी हुई लागत लगभग $90/घंटा है.

(140 व्यय रिपोर्ट × 1 घंटा/सप्ताह) × $90 = $12,600/सप्ताह

52 सप्ताह × $12,600 = $655,200 एक वर्ष

निक व्यय रिपोर्ट की समीक्षा या अनुमोदन नहीं कर रहा है; यह सब अभय और उनकी टीम पर पूरा करने के लिए आ रहा है. क्योंकि वह नियमित रूप से टीम के खर्चों की निगरानी नहीं कर रहा है, निक स्वचालित व्यापार को खर्चों की जांच-पड़ताल करने, धोखाधड़ी देखने और अपनी टीम की खर्च करने की आदतों स्वचालित व्यापार को अनुकूलित करने का महत्वपूर्ण अवसर खो रहा है.

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स्वचालित ड्रॉपशीपिंग? क्या यह मौजूद है?! अवश्य! क्या आपको एहसास हुआ कि आजकल हम मूल रूप से विभिन्न प्रकार के स्वचालन से घिरे हुए हैं? हमें स्वचालित उत्तर, ईमेल और कभी-कभी कॉल, सूचनाएं, भुगतान, चालान आदि मिलते हैं। डिजिटल युग बिना खोए कुछ नियमित कार्यों को करने में लगने वाले समय को कम करने के नए अवसर पैदा करता है।

एअर इंडिया और मशीन लर्निंग

मशीन लर्निंग सिस्टम आमतौर पर बहुत सारे डेटा को देखते हैं और उससे सीखते हैं। एमएल के बीच का अंतर मौजूदा डेटा को देखता है और यह सीखता है कि आउटलेर्स को कैसे स्पॉट किया जाए। जबकि, AI वह है जो संदर्भ जोड़कर आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को आगे बढ़ाता है। सितंबर ईंधन खरीद के लिए स्वचालित चालान यदि राशि अपेक्षित मापदंडों के भीतर आती है।

के लिए सबसे अच्छा तरीका छोटे व्यवसायों वाणिज्यिक सॉफ़्टवेयर को अपनाना है जिसमें आपके लिए पूर्व-स्वचालित प्रक्रियाओं को अनुकूलित किया गया है। सॉफ़्टवेयर बनाना महत्वपूर्ण नहीं है जब आप जानते हैं कि एक बाहर निकलने वाला सॉफ़्टवेयर आपकी मदद कर सकता है और एक सुविधाजनक सॉफ़्टवेयर-ए-ए-सर्विस मॉडल में उपलब्ध है।

संचार और कार्य प्रबंधन को कारगर बनाना

यह सब परियोजना प्रबंधन के बारे में है। जैसा कि हमने चर्चा की है, स्वचालन एक मानव से मशीन पर समय लेने वाले और दोहराए जाने वाले कार्यों को उतारने के बारे में है- और नौकरी के टिकट आवंटित करने और नियमित स्थिति अपडेट भेजने की तुलना में कई परियोजना कार्य अधिक दोहराव वाले नहीं हैं। स्वचालन उत्पादन टीमों के बीच प्रयासों के दोहराव को समाप्त कर सकता है, जो अब अक्सर घर से काम करने वालों सहित कई स्थानों से संचालित होता है।

इसलिए, उदाहरण के लिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर यह निर्दिष्ट कर सकता है कि जब एक ग्राफिक प्रूफ को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक किया जाता है, तो एक टिकट स्वचालित रूप से एक अनुमोदनकर्ता को देखने के लिए उत्पन्न होता है। यह एक कलाकार को मैन्युअल रूप से समीक्षा का अनुरोध करने, या इससे भी बदतर, ईमेल भेजने से बचाता है।

कार्यालय में स्वचालन की संस्कृति बनाएं

प्रौद्योगिकी की तुलना में संस्कृति एक स्वचालन पहल को पटरी से उतारने की अधिक संभावना है। अधिकारियों को कर्मचारियों को आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना उनके काम को आसान बनाने के लिए है - उन्हें बदलने के लिए नहीं। जब लोग समझते हैं कि उनकी नौकरी जोखिम में नहीं है, तो वे नई प्रक्रियाओं को अपनाने की अधिक संभावना रखते हैं और यहां तक ​​कि पारंपरिक प्रक्रियाओं में आवश्यक सुधारों की पहचान करने में भी मदद करते हैं।

किसी भी मामले में, सफल होने के लिए, आपको सभी के सहयोग की आवश्यकता होगी। प्रतिरोध व्यर्थ हो सकता है, लेकिन यह अक्सर विनाशकारी भी होता है। अपने ऑटोमेशन प्लान में लोगों के मामलों पर जल्दी काम करें।

शिपरॉकेट एंगेज व्यवसायों को आरटीओ घाटे को कम करने और उनके ईकामर्स व्यवसाय के लिए लाभप्रदता बढ़ाने में सक्षम बनाता है। यह एआई-समर्थित व्हाट्सएप ऑटोमेशन द्वारा संचालित एक सहज पोस्ट-परचेज कम्युनिकेशन सूट है।